Es war mal wieder so ein Montagmorgen. Ich saß mit meinem Kaffee auf dem Balkon, noch ein bisschen verschlafen, aber bereit, in die Woche zu starten. Zumindest dachte ich das. In meinem Kopf ratterte es schon: Da war das eine Projekt auf der Arbeit, das dringend fertig werden musste. Dann musste ich noch einkaufen, mit den Jungs zum Sport, und am Wochenende steht ein kleiner Trip in die Berge an – auch den musste ich noch planen. Ach ja, und irgendwas war da noch mit der Steuer…

Ich hab lange versucht, mir alles einfach zu merken. Hat ja früher auch irgendwie geklappt. Dachte ich zumindest. Aber ehrlich gesagt: Es hat nie wirklich gut funktioniert. Immer wieder hab ich Dinge vergessen oder in letzter Minute erledigt, total gestresst. Und das Gefühl, ständig etwas zu übersehen, wurde immer größer.

Ich war zwar ständig beschäftigt, aber am Ende des Tages hatte ich oft das Gefühl, nichts wirklich geschafft zu haben. Mein Kopf war voll – aber nicht auf die gute Art. Eher so, wie wenn du einen Rucksack packst und unterwegs merkst, dass du nur unnützes Zeug dabei hast, aber die wichtige Regenjacke fehlt.

Irgendwann war klar: So geht’s nicht weiter. Ich wollte wieder klarer denken, meine Zeit besser nutzen – und vor allem mehr Raum für die Dinge haben, die mir wirklich wichtig sind. Reisen, Sport, gute Abende mit Freunden. Also hab ich angefangen, mich mit To-do-Listen und Task-Management zu beschäftigen. Klingt erstmal nicht sexy, ich weiß. Aber was soll ich sagen: Es hat mein Leben ziemlich verändert.

Warum To-do-Listen überhaupt wichtig sind

Als ich das erste Mal bewusst eine To-do-Liste geschrieben habe, war das ehrlich gesagt eher aus Frust. Ich hatte das Gefühl, mein Kopf platzt gleich – und ich dachte mir: Okay, schreib’s einfach mal runter, vielleicht hilft’s.

Und ja – es hat geholfen. Sofort. Nicht, weil plötzlich alles erledigt war, sondern weil es plötzlich sichtbar war. Alles, was vorher wie ein chaotisches Gewusel durch meinen Kopf gegeistert ist, stand schwarz auf weiß auf dem Papier. Ich konnte es sortieren, priorisieren – und vor allem: Ich konnte Dinge auch wieder loslassen.

Ich hab schnell gemerkt, wie gut es tut, den Kopf freizubekommen. Wenn alles irgendwo steht – auf Papier oder in einer App – dann muss ich nicht mehr dauernd daran denken. Das schafft Platz. Für Ideen. Für Kreativität. Und ganz ehrlich: Auch einfach mal für ein bisschen Ruhe.

Und das Beste? Dieses kleine Gefühl von Erfolg, wenn man eine Aufgabe abhakt. So simpel. So gut. Manchmal hab ich sogar Sachen aufgeschrieben, die ich schon erledigt hatte – nur um sie direkt abzuhaken. Ja, ich weiß. Aber du verstehst, was ich meine, oder?

To-do-Listen geben mir Struktur, ohne mich einzuengen. Sie helfen mir, den Überblick zu behalten, meine Zeit sinnvoll zu nutzen – und am Ende mehr Raum zu haben für das, was mir wirklich wichtig ist. Zeit mit Freunden. Zeit im Schnee. Zeit für mich.

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Die klassische To-do-Liste – handgeschrieben oder digital?

Am Anfang hab ich’s ganz klassisch gemacht: Zettel, Stift, eine Tasse Kaffee – und los geht’s. Ich mochte das Gefühl, mit der Hand zu schreiben. Irgendwie hatte das was Beruhigendes. Außerdem ist eine handgeschriebene Liste schnell gemacht und überall möglich – sogar auf der Rückseite eines alten Kassenzettels (ja, hab ich wirklich schon gemacht).

Aber so charmant das Ganze auch war, es hatte seine Tücken. Die Zettel waren oft unpraktisch, vor allem unterwegs. Einmal ist mir einer im Schnee verloren gegangen – zusammen mit meiner Einkaufsliste für den Hüttenabend. Ich stand im Supermarkt, hatte keine Ahnung mehr, was ich besorgen wollte, und hab stattdessen Chips, Zahnpasta und drei Sorten Käse gekauft. War ein interessanter Abend, sagen wir’s so.

Also hab ich angefangen, mich nach digitalen Lösungen umzusehen. Irgendwas, das ich immer dabei habe – auf dem Handy oder Laptop. Etwas, das mich erinnert, mir hilft, Dinge zu sortieren und nicht in der Hosen- oder Jackentasche verloren geht.

Und ich sag’s mal so: Das war der Moment, in dem aus meiner Zettelwirtschaft ein echtes System wurde. Digitale Task-Manager haben mein Leben echt ein Stück entspannter gemacht. Aber dazu gleich mehr – im nächsten Teil.

Task-Manager – digitale Helfer im Alltag

Als ich gemerkt hab, dass handgeschriebene Listen zwar charmant, aber nicht unbedingt alltagstauglich sind, hab ich mich in die Welt der digitalen Task-Manager gestürzt. Und ganz ehrlich: Das war wie der Eintritt in ein neues Universum. So viele Apps! Todoist, Microsoft To Do, TickTick, Notion, Things… ich wusste gar nicht, wo ich anfangen sollte.

Also hab ich einfach mal ausprobiert.

Todoist war eine Zeit lang mein Favorit. Schön schlicht, übersichtlich und irgendwie motivierend. Ich mochte das kleine "Ding!" beim Abhaken. Ja, ich bin da leicht zu begeistern.
Microsoft To Do kam dann ins Spiel, weil es sich super mit meinem Kalender verbunden hat. Praktisch – aber irgendwie hat’s bei mir nicht gezündet.
Notion – puh. Ich hab’s versucht. Mehrmals. Aber am Ende kam’s mir vor wie ein zweiter Job. Klar, super mächtig, aber ich wollte ja nicht mein ganzes Leben in Tabellen zerlegen.
TickTick dagegen war ein angenehmer Kompromiss: hübsch, schnell, und mit einer Timer-Funktion für die Pomodoro-Methode. Die hat mir besonders beim Arbeiten geholfen.

Was für mich am besten funktioniert, hängt aber total vom Alltag ab. Wenn ich viel unterwegs bin, will ich ein Tool, das schnell geht. Nicht fünf Klicks, um eine Aufgabe einzutragen. Wenn ich gerade viel plane – wie zum Beispiel unseren letzten Snowboardtrip – dann darf’s auch mal ein bisschen strukturierter sein.

Letztlich habe ich für mich gelernt: Es gibt nicht das eine perfekte Tool. Es muss zu dir passen. Zu deinem Alltag. Und es darf nicht mehr Arbeit machen, als es abnimmt.

Was einen guten Task-Manager ausmacht – aus meiner Sicht

Nach all dem Herumprobieren war mir irgendwann klar: Ich brauch kein Tool, das alles kann. Ich brauch eins, das für mich funktioniert.

Was das heißt?

1. Es muss schnell und intuitiv sein.

Wenn ich eine Idee hab oder mir was einfällt – dann will ich das innerhalb von Sekunden festhalten können. Ohne zehn Menüs, ohne Schnickschnack. Am besten unterwegs, mit dem Handy. Wenn ich erst ewig rumtappen muss, ist der Gedanke oft schon wieder weg.

2. Es muss überall funktionieren.

Ob am Laptop, am Handy oder sogar auf dem Tablet – ich will überall auf meine Aufgaben zugreifen können. Ich hab keine Lust, mir zu merken, wo ich was notiert hab. Ich brauch ein System, nicht noch ein Rätselspiel.

3. Erinnerungen sind Gold wert.

So simpel, so wichtig: Eine kleine Erinnerung zum richtigen Zeitpunkt hat mich schon vor so manchem vergessenen Meeting oder peinlichem Geburtstags-Patzer gerettet. Und ja, auch daran, dass ich nach dem Sport noch einkaufen wollte…

4. Prioritäten setzen muss möglich sein.

Nicht alles auf meiner Liste ist gleich wichtig – und manche Dinge sind ehrlich gesagt auch einfach nervig. Ein gutes Tool hilft mir dabei, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und die Reihenfolge sinnvoll zu planen. Sonst bleibt am Ende wieder nur das liegen, was ich eigentlich zuerst hätte machen sollen.

5. Es muss zu meinem Alltag passen.

Manchmal will ich einen klaren Wochenplan. Manchmal nur eine kleine Tagesliste. Ein guter Task-Manager lässt mir da Freiheit – ohne dass ich gleich ein Projektmanagement-Seminar belegen muss.

Momentan nutze ich übrigens wieder TickTick. Es ist nicht perfekt – aber es passt zu mir. Ich kann schnell was eintragen, hab meine Kategorien, Erinnerungen, und wenn ich will, sogar einen Timer für fokussiertes Arbeiten. Letztens hab ich damit sogar unseren kompletten Kurztrip ins Zillertal geplant – inklusive Packliste, Unterkunft, Routen und einer Extra-Aufgabe namens „Bier kaufen nicht vergessen“. Priorität: hoch. 😄

Tipps für den Start – so hat’s bei mir geklappt

Wenn ich eins gelernt hab, dann das: Es bringt nichts, direkt das perfekte System haben zu wollen. Ich hab am Anfang viel zu viel auf einmal gewollt – und bin daran fast gescheitert. Deswegen hier meine ehrlichen Tipps für den Start:

1. Mach’s dir nicht komplizierter als nötig.

Starte mit einer ganz einfachen Liste. Papier, App, egal. Wichtig ist nur: Schreib dir die Dinge auf, die dir wirklich gerade durch den Kopf gehen. Nicht 50 Aufgaben, die du „irgendwann mal“ machen willst, sondern das, was heute oder diese Woche wirklich zählt.

2. Begrenz dich.

Ich versuche, mir pro Tag maximal 3 wichtige Aufgaben vorzunehmen. Alles andere ist Bonus. Früher hatte ich zehn Punkte auf der Liste – und war abends frustriert, weil ich nur vier geschafft hab. Heute feier ich’s, wenn ich meine drei wichtigsten To-dos durchziehe und danach noch Zeit für Freunde oder Sport habe.

3. Routine statt Perfektion.

Ich hab mir angewöhnt, morgens oder abends kurz durch meine Aufgaben zu schauen. Fünf Minuten reichen. Was ist geschafft? Was steht an? Was kann weg? Es geht nicht darum, alles perfekt zu planen – sondern regelmäßig den Überblick zu behalten.

4. Belohnung nicht vergessen.

Klingt kindisch, aber funktioniert. Wenn ich alles erledigt hab, was auf meiner Tagesliste steht, gönn ich mir bewusst was Schönes. Ein entspannter Abend mit Freunden, ein gutes Essen, ein Serienabend auf der Couch. Es fühlt sich einfach besser an, wenn du vorher deine Dinge erledigt hast.

5. Bleib entspannt.

Manchmal läuft der Tag anders als geplant. Manchmal schaff ich nur die Hälfte – und das ist okay. Eine To-do-Liste soll helfen, nicht stressen. Wenn was liegenbleibt, kommt’s halt auf morgen. Solange ich die Kontrolle behalte und nicht wieder in komplettes Chaos abrutsche, passt das.

Mehr Fokus, mehr Freiheit

Wenn ich heute auf meine Zeit vor To-do-Listen und Task-Managern zurückblicke, muss ich ehrlich schmunzeln. Ich dachte damals, ich sei total flexibel und frei – aber in Wahrheit war mein Kopf ständig voll und ich hab viel zu oft improvisiert. Und zwar nicht im guten Sinne.

Seit ich angefangen habe, meine Aufgaben aufzuschreiben und sinnvoll zu organisieren, fühlt sich mein Alltag strukturierter, aber gleichzeitig leichter an. Ich weiß, was ansteht, was wichtig ist – und ich hab mehr Raum für die Dinge, die mir wirklich was bedeuten: Snowboarden mit Freunden, spontane Reisen, gute Gespräche bei einem Bier am Abend.

Ich hab gelernt, dass Produktivität nicht heißt, möglichst viel in möglichst kurzer Zeit zu schaffen. Sondern dass ich bewusst mit meiner Zeit umgehe – damit genug übrig bleibt für das, was mich erfüllt.

To-do-Listen und Task-Manager sind für mich kein starrer Plan. Sie sind eher mein persönlicher Kompass im Alltag. Mal mehr, mal weniger genau – aber sie helfen mir, nicht vom Weg abzukommen.

Und klar: Manchmal vergesse ich trotzdem was. Dann steht’s halt morgen wieder oben auf der Liste. 😄